Como estructurar un plan de trabajo
Ejemplo de plan de trabajo individual
Un buen plan de proyecto es uno de los elementos más esenciales para el éxito en la gestión de proyectos. Desde la prevención de la expansión del alcance, los presupuestos exagerados y el incumplimiento de los plazos hasta la minimización del estrés y la frustración. Una onza de prevención en la planificación de proyectos vale más que una libra de cura. Entonces, ¿cómo se crea un buen plan de proyecto y cuáles son los elementos esenciales de un plan de proyecto?
La respuesta obvia es la de los gestores de proyectos. Pero todos los que tienen que gestionar proyectos en sus funciones pueden beneficiarse de la creación de planes de proyecto antes de empezar un nuevo proyecto, especialmente en casos de proyectos similares o recurrentes. Un plan de proyecto ahorra el tiempo que lleva volver a crear el mismo proyecto una y otra vez.
Los miembros del equipo y las partes interesadas que participan en el proyecto y sus resultados pueden aportar información, experiencia, costes y otros datos relevantes que deben añadirse y aprobarse antes de que el gestor de proyectos dé los últimos toques al plan del proyecto.
Los planes del proyecto son importantes porque proporcionan una visión compartida de lo que el proyecto pretende conseguir. Este entendimiento compartido hace que el equipo siga trabajando conjuntamente para alcanzar los objetivos del proyecto y obtener resultados excelentes.
Ejemplos de planes de trabajo
Piensa en tu historia de aventuras favorita. Ya sea El Señor de los Anillos o Spirited Away, todas ellas tienen algo en común: una misión global, con tareas a lo largo del camino y (con suerte) un plan para guiar al héroe hasta su objetivo.
Del mismo modo, cuando te embarcas en un nuevo proyecto, ya sea la renovación de una casa o el diseño de una nueva aplicación, esa misma sensación de estructura e impulso te ayudará a mantener el rumbo. Aquí es donde resulta útil un plan de trabajo.
Un plan de trabajo es un documento que traza la ruta hacia tu objetivo. Incluye aspectos como los presupuestos y los recursos, así como los calendarios y las limitaciones. Se trata de un esfuerzo compartido entre usted, a menudo los miembros de su equipo y casi siempre las partes interesadas, a las que necesitará para que le apoyen.
Un plan de trabajo es un documento formal que contiene los pasos clave para alcanzar un objetivo. Incluye presupuestos, recursos, plazos, hitos y un calendario. Suele reservarse para proyectos de mayor envergadura, pero puedes utilizar una versión reducida para tareas más pequeñas.
Plan de trabajo en pdf
Aquí puede estructurar el plan de trabajo en 3 niveles como máximo, subproyectos, paquetes de trabajo y tareas. Para cada actividad puede definir el título y el contratista principal. En el nivel de tareas -el más bajo- se define el inicio y el final del plan.
Todos los usuarios pueden ver las actividades – por ejemplo, subproyectos, paquetes de trabajo y tareas en el plan de trabajo. Sin embargo, sólo los usuarios con derechos de coordinador pueden crear y editar todos los elementos, mientras que los usuarios con derechos de contratista pueden crear nuevas actividades bajo las actividades principales y editar sólo las actividades (incluyendo las actividades de subnivel) que su contratista está dirigiendo.
Opcionalmente puede clasificar las actividades en tipos, por ejemplo, IA, RIA. RTD, MGNT, etc. (en el 7PM se conocen como tipos de actividad). Los tipos de actividad son etiquetas que le ayudan a estructurar su plan de trabajo y su presupuesto. Puede utilizar una o varias etiquetas. Las actividades, por ejemplo, los paquetes de trabajo están codificados por colores para indicar los tipos de actividad. Para saber más sobre cómo utilizar las clases de actividad, haga clic aquí.
Para eliminar un paquete de trabajo, haga clic en el icono de un elemento del paquete de trabajo. Tenga en cuenta que toda la información asociada al paquete de trabajo se eliminará de forma irreversible, por ejemplo, las propiedades de los paquetes de trabajo, las tareas de subnivel, las entradas de costes, los meses-persona, los entregables y los hitos. Al eliminar un paquete de trabajo durante la fase de implementación, también se eliminarán todos los datos de los informes sobre el paquete de trabajo y las tareas asociadas.
Ejemplo de plan de trabajo para un encargo
De repente, tu jefe llega a tu mesa con una noticia emocionante. Dirigirás el próximo gran proyecto multiequipo con un cliente clave, y el inicio es la semana que viene. Es una gran noticia, pero ahora este fantasma se cierne sobre tu fin de semana. Tendrás que organizar el proyecto lo antes posible, pero con tantas partes interesadas, tienes que pensar en cómo crear un plan de gestión de proyectos.
El proceso de planificación del proyecto puede ser complicado, sobre todo a medida que los proyectos se vuelven más complejos. Según Forbes, el 25% de los proyectos tecnológicos fracasan rotundamente, lo cual es una estadística desalentadora para los jefes de proyecto. La buena noticia es que no hace falta ser un experto en gestión de proyectos -ni sacrificar el fin de semana- para planificar el inicio de un proyecto con éxito en poco tiempo. Sólo tiene que entender los 8 sencillos pasos de cómo redactar un plan de proyecto.
El primer paso en cualquier proyecto es definir el «qué» y el «por qué». Los principales interesados tienen la influencia y la autoridad para determinar si un proyecto tiene éxito, y sus objetivos deben ser satisfechos. Incluso si el proyecto procede del propio director general, hay que contar con su apoyo.
