Partes de un proyecto de trabajo

Caso de negocio

Un buen plan de proyecto es uno de los elementos más esenciales para el éxito en la gestión de proyectos. Desde la prevención de la expansión del alcance, los presupuestos exagerados y el incumplimiento de los plazos hasta la minimización del estrés y la frustración. Una onza de prevención en la planificación de proyectos vale más que una libra de cura. Entonces, ¿cómo se crea un buen plan de proyecto y cuáles son los elementos esenciales de un plan de proyecto?
La respuesta obvia es la de los gestores de proyectos. Pero todos los que tienen que gestionar proyectos en sus funciones pueden beneficiarse de la creación de planes de proyecto antes de empezar un nuevo proyecto, especialmente en casos de proyectos similares o recurrentes. Un plan de proyecto ahorra el tiempo que lleva volver a crear el mismo proyecto una y otra vez.
Los miembros del equipo y las partes interesadas que participan en el proyecto y sus resultados pueden aportar información, experiencia, costes y otros datos relevantes que deben añadirse y aprobarse antes de que el gestor de proyectos dé los últimos toques al plan del proyecto.
Los planes del proyecto son importantes porque proporcionan una visión compartida de lo que el proyecto pretende conseguir. Este entendimiento compartido hace que el equipo siga trabajando conjuntamente para alcanzar los objetivos del proyecto y obtener resultados excelentes.

Comentarios

Un plan de proyecto es la culminación de la meticulosa planificación de un gestor de proyectos. Es el documento maestro que guía cómo se desarrollará un proyecto, de acuerdo con las intenciones del gestor para cada faceta clave del mismo. Aunque los planes de proyecto difieren de una empresa a otra, hay diez elementos o pasos críticos que deben incluirse en un plan de proyecto eficaz para evitar la confusión y la improvisación forzada durante la fase de ejecución del proyecto.
Los objetivos del proyecto se definen en una carta del proyecto, pero también deben incluirse en el plan del proyecto para explicar mejor los objetivos del proyecto o incluir la carta como apéndice. Independientemente de la forma en que el gestor de proyectos decida incorporar los objetivos al plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre la carta del proyecto -el primer documento clave del proyecto- y el segundo documento clave del proyecto, su plan.
Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en la carta y el director del proyecto debe perfeccionarlo en el plan del proyecto. Al definir el alcance, el director del proyecto puede empezar a mostrar cómo será el objetivo del proyecto o el producto final. Si no se define el alcance, puede ampliarse a lo largo del proyecto y dar lugar a sobrecostes e incumplimientos de plazos.

Estructura de desglose del trabajo

Por lo que he experimentado hasta ahora, hay mucha confusión relacionada con lo que es un proyecto y lo que no es un proyecto. Así que creo que debería escribir algunas ideas para aclararlo. Así que empecemos por el principio y ampliemos las cuestiones.
Los proyectos son esfuerzos únicos emprendidos para crear productos, servicios o resultados únicos. Como la mayoría de los esfuerzos organizativos, el objetivo principal de un proyecto es satisfacer la necesidad del cliente. Más allá de la similitud fundamental, las características de un proyecto ayudan a diferenciarlo de otros esfuerzos de la organización. Los proyectos suelen tener estas características:
En primer lugar, los proyectos tienen un objetivo definido, ya sea la construcción de una casa para el 28 de septiembre o la publicación de una segunda versión de un software lo antes posible.
En segundo lugar, debido al objetivo específico, los proyectos tendrán un punto final definido, lo que entra en conflicto con las obligaciones y responsabilidades continuas de los trabajos tradicionales. En la mayoría de los casos, los empleados pasarán de un proyecto a otro, en lugar de permanecer en el mismo puesto de trabajo. Por ejemplo, después de ayudar a instalar un sistema de seguridad, a un ingeniero informático se le puede asignar el desarrollo de una nueva función de seguridad para una próxima versión.

Gráfico

La planificación del proyecto es crucial para su éxito, pero no existe en el vacío. Forma parte del ciclo de gestión de proyectos, que consta de cuatro fases distintas: Iniciación, planificación, ejecución y cierre. La planificación es esencial por varias razones; garantiza que:
Por supuesto, el éxito del proyecto depende de la calidad de su planificación. La buena noticia es que la planificación del proyecto no es difícil. Y, desde luego, no hay que dedicarse a ello a fondo siguiendo enfoques exhaustivos de gestión de proyectos.
Los detalles son importantes para cualquier proyecto. Pero el problema es que, cuando se inicia un nuevo proyecto, precisar esos detalles puede ser difícil, lo que puede provocar agobio. Este agobio puede contribuir a que el proyecto no llegue a ponerse en marcha.
Identifica a las partes interesadas, reúnete con ellas, anota y prioriza sus necesidades. Si sigues teniendo problemas para priorizar, utiliza la Matriz de decisiones de Eisenhower, que te ayuda a priorizar en función de la urgencia y la importancia.