Bases de datos excel

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Plantilla: Una plantilla puede definirse como el archivo preparado en un formato determinado para mantener nuestros datos o introducirlos. Ayuda al usuario a entender qué campos de datos hay que introducir en la base de datos.
Consideremos que estamos preparando nuestra base de datos de clientes. Para la base de datos de clientes, necesitamos información como el nombre del cliente, el número de teléfono, la dirección, el tipo de cliente, las condiciones de pago del cliente y la persona de contacto, etc. En primer lugar, crear un formato de plantilla en la forma en que queremos mantener nuestros datos de los clientes. A continuación se muestra la captura de pantalla, por ejemplo.
Si usted sintió que todas las columnas requeridas son agregadas, entonces comience a introducir los datos de sus clientes bajo cada columna del encabezado. Encuentre la siguiente captura de pantalla como referencia; he introducido algunos registros para su referencia.
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Si hay una fecha disponible en sus datos, aplique el formato requerido para su fecha. Después de aplicar todos los formatos, guarde la tabla. Ahora es el momento de convertir los datos en la tabla de la base de datos. Selecciona todos los datos y haz clic en el botón de inserción en la esquina superior izquierda.

Excel para acceder

Los expertos en bases de datos probablemente se ofenderían si llamara a cualquiera de ellas «base de datos». Después de todo, estas tres bases de datos de hojas de cálculo son fáciles de configurar y utilizar… no se parecen en absoluto a una base de datos «real». Aun así, estas bases de datos funcionan como una base de datos real para tus fórmulas de Excel. Si tus informes y análisis pueden obtener sus datos de uno de estos tipos de bases de datos de hojas de cálculo, puedes mejorar tus informes y análisis de forma significativa.
Cuando se configura una Tabla Simple, se definen los nombres de los rangos para todos los rangos clave, y luego las fórmulas utilizan sólo esos nombres de rangos para referirse a la tabla, nunca a las referencias de celdas. Y esos nombres de rangos sólo hacen referencia a las celdas de borde gris, nunca a las celdas con datos.
Este es el requisito fundamental para utilizar este diseño: Cuando se añaden filas o columnas de datos a una Tabla Simple, siempre se insertan las filas y columnas entre las celdas grises. De esta manera, siempre sabrás que todas las fórmulas que utilizan la tabla «verán» tus nuevos datos.
Cuando configuras una Tabla de Excel (o simplemente «Tabla») Excel nombra cada columna de datos automáticamente. Además, cuando añades filas o columnas adyacentes a una Tabla, Excel amplía la Tabla para incluir estos nuevos datos, también automáticamente.

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Las funciones de la base de datos de Excel trabajan con una base de datos de Excel. Esta suele adoptar la forma de una gran tabla de Datos, donde cada fila de la tabla almacena un registro individual. Cada columna de la tabla de la hoja de cálculo almacena un campo diferente para cada registro.
Las funciones de la Base de Datos realizan operaciones básicas, como Suma, Promedio, Recuento, etc., y además utilizan argumentos de criterio, que permiten realizar el cálculo sólo para un subconjunto especificado de los registros de la Base de Datos. Los demás registros de la base de datos se ignoran.

Comentarios

Excel posee formidables poderes de base de datos. La creación de una base de datos relacional comienza con una tabla maestra que la vincula con las subordinadas, llamadas (torpemente) tablas esclavas, hijas o de detalle.  Antes de entrar en materia, le hemos proporcionado un libro de trabajo de ejemplo que puede utilizar para seguir nuestro método y practicar cada paso. Simplemente haga clic en la flecha o en el enlace de abajo para iniciar la descarga. descargar
Esta base de datos principal (en este ejemplo) contiene toda la información que aparece en su licencia de conducir. Una o más bases de datos relacionadas, denominadas bases de datos Esclavo, Hijo o Detalle, contienen información adicional relacionada con los conductores individuales (identificados por el campo clave único Número de licencia). Por ejemplo, una base de datos Slave puede contener todas las infracciones de conducción del individuo, mientras que otra puede contener todas las direcciones anteriores de los conductores individuales. Este tipo de base de datos relacional se denomina relación Uno a Muchos, lo que significa que cada conductor puede tener múltiples infracciones o múltiples direcciones, pero las bases de datos de infracciones y/o direcciones no pueden tener múltiples conductores.Otros tipos de relaciones son Uno a Uno y Muchos a Muchos. En una base de datos de ventas en la que los clientes compran productos, algunos clientes podrían recibir tarifas de descuento especiales (como mayoristas, minoristas, exentos de impuestos, etc.), lo que requeriría una base de datos de tarifas de descuento. Esa sería una relación uno a uno con la base de datos de Clientes. Cuando un cliente puede comprar muchos productos y el mismo producto puede ser comprado por muchos clientes, se tiene una relación de muchos a muchos. JD Sartain / PC World